Negocjacje to chyba najbardziej znienawidzony element prowadzenia biznesu. Zgodzisz się z tym? Dlaczego jednak tak się dzieje? Ponieważ mało kto stara się to zjawisko zrozumieć oraz do niego przygotować. Poniższy artykuł pomoże Ci w tych właśnie zagadnieniach.

Z tego artykułu dowiesz się:

• czym są dobre negocjacje i jak się do nich przygotować,
• czym jest BATNA i jak ją przygotować,
• jak radzić sobie z twardym lub manipulującym negocjatorem.

Czym są negocjacje?

Jedna z najprostszych definicji negocjacji mówi, że jest to proces komunikacji, najczęściej między dwiema (ale bywa również więcej) stronami. Celem tego procesu jest osiągnięcie porozumienia w sprawie rozbieżnych interesów. Strony dążą do wypracowania akceptowalnego rozwiązania, które w jak największym stopniu zaspokaja ich oczekiwania, przy jednoczesnym uwzględnieniu interesów drugiej strony.

Definicja ta ilustruje pierwszy z dwóch wykluczających się celów negocjacji, czyli zawarcie porozumienia. Drugim celem negocjacji jest – i to może Cię zaskoczyć – niezawieranie niekorzystnego porozumienia!

Ważne!
Jeśli nie założysz, że negocjacje mogą zakończyć się fiaskiem, że możesz „wstać od stołu” i to też będzie w porządku, bo dzięki takiemu działaniu uniknąłeś strat, zawsze przegrasz!

Tak, powtórzę to: negocjacje nie muszą zakończyć się zawarciem porozumienia, żeby były dobre. Czasem dobre negocjacje to takie, które uchroniły Cię przed porozumienie, które okazałoby się dla Ciebie niekorzystne.

Cztery elementy dobrych negocjacji

Jest kilka rzeczy, które należy sobie uświadomić, zanim w ogóle zasiądziemy do stołu negocjacyjnego. Pierwszą z nich jest fakt, że negocjatorzy są przede wszystkim ludźmi. Rządzą nimi emocje, mogą mieć słabszy dzień itd. Dlatego tak ważne jest, aby oddzielać ludzi od problemu. Możemy być dla siebie mili i miękcy wobec siebie, pozostając twardzi wobec problemu.

Druga sprawa to umiejętność odróżniania interesów i stanowisk. One są czymś innym. Najczęściej stanowisko jest komunikowane, ale za nim kryje się jakiś interes. Może się okazać, że odkrycie interesu pozwoli wspólnie wypracować rozwiązanie, które go zaspokoi, ale w ogóle nie będzie dotyczyło stanowiska. Ono może być już nieaktualne.

Przykład!

Piękny przykład to dwie siostry i jedna pomarańcza. Ala i Ola chciały (stanowiska) całą pomarańczę dla siebie. Ale dostępna była tylko jedna. Siostry nie znalazły innego sposobu, jak tylko przekroić owoc na równe połowy w i ten sposób się podzielić. Tak zrobiły. Każda była zadowolona w 50%. Po czym Ala obrała ze skórki swoją połowę. Miąższ zjadła, a skórkę wyrzuciła. Ola natomiast starła skórkę ze swojej połowy do przygotowywanego ciasta, a miąższ wyrzuciła.

Stanowiska były takie same: chcę pomarańczę. Ale interesy były różne i niewykluczające się: chcę skórkę z całej pomarańczy vs chcę miąższ z całej pomarańczy.

Pamiętaj, stanowiska to nie to samo co interesy. Zaspokój interes, a stanowisko przestanie mieć znaczenie.

Istotne jest też to, że interesy mogą być złożone. Jeśli naszym partnerem negocjacyjnym jest grupa ludzi (np. dział handlowy producenta), to każdy z członków tej grupy może mieć inny interes (handlowiec potrzebuje sukcesu, więc chce sprzedać, nawet dając duży rabat, szef sprzedaży swoje cele osiągnął dzięki działaniom innych handlowców, nie zależy mu więc na tej konkretnej transakcji tak bardzo i nie zgadza się na rabat).

Trzecia kwestia: najczęściej możliwych jest wiele rozwiązań problemu. Naucz się więc tworzyć rozwiązania. I koniecznie myśl nieszablonowo! Trudno mi jest się odnieść do Twojej branży, ale jako przykład, który – mam nadzieję – Cię zainspiruje, podam swoją własną sytuację.

Przykład!

Klient – lokalne stowarzyszenie – chciał, żebym przyjechał wystąpić na konferencji. Budżet, jaki był na to przeznaczony, nie był jednak satysfakcjonujący. Po kilku rozmowach i wspólnym wymyślaniu znaleźliśmy rozwiązanie. Stowarzyszenie zdobyło sponsorów, którzy kupili 100 egzemplarzy książki mojego autorstwa (to mogli zasponsorować, wystąpienia na konferencji nie – przepisy „korporacyjne”). Książka miała zostać rozdana uczestnikom jako prezent od sponsorów. Ja obiecałem ją dostarczyć osobiście, a że – i tu piszę z przymrużeniem oka oczywiście – byłem już i tak na miejscu, to wystąpiłem bezpłatnie („swoje ugrałem”, sprzedając książkę).

Czwarta sprawa: negocjacje ZAWSZE powinny być oparte na obiektywnych kryteriach.
Takimi kryteriami mogą być: cena rynkowa, koszty zastąpienia, amortyzacja, ceny konkurencyjne itd. Jak przygotować odpowiednie obiektywne kryteria, którymi będziemy chcieli posługiwać się we własnych negocjacjach? To proste! Obiektywne kryteria to takie, które:

• są niezależne od woli obu stron,
• są uzasadnione i praktyczne,
• są możliwe do zastosowania w przypadku obu stron.

Warto zadbać, aby przed podjęciem negocjacji ustalić (może również wynegocjować) kryteria, przy pomocy których będziemy szukali porozumienia. Takie, które obie strony uznają za uczciwe. Zawsze przypomina mi się tu dzieciństwo. Kto miał rodzeństwo, ten doskonale wie, o czym mówię! Dzielimy się czekoladą: jeden dzieli, drugi wybiera swoją część. W ten sposób dzielący zrobi wszystko, aby było po równo.

Cały czas pamiętaj, jakie są cele negocjacji:

1. albo osiągnąć porozumienie korzystne dla obu stron,
2. albo nie osiągnąć porozumienia, które mogłoby Ci szkodzić.

Gdy będziesz mieć to na uwadze i będziesz przypominać o tym drugiej stronie, będzie o wiele łatwiej. Pod warunkiem oczywiście, że znasz swoją BATNA.

Czym właściwie jest BATNA i dlaczego musisz ją znać?

Zanim usiądziesz do negocjacji, musisz wiedzieć jedno: możesz odejść od stołu. Ale żeby to było możliwe, musisz znać swoją alternatywę. Właśnie tym jest BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement, czyli najlepsza alternatywa na wypadek braku porozumienia.

W praktyce to Twój plan B. Co zrobisz, jeśli nie uda się dogadać? Jakie masz inne opcje? Im lepiej znasz swoją BATNA, tym pewniej się czujesz – bo wiesz, kiedy się wycofać, żeby nie stracić.

Wyznacz sobie ramy:

• Poniżej jakiej ceny nie możesz zejść, jeśli jesteś sprzedającym?
• Powyżej jakiej ceny nie chcesz kupić, jeśli negocjujesz jako kupujący?

Oczywiście, nie tylko cena się liczy – BATNA obejmuje wszystko, co składa się na Twój interes: czas, jakość, dodatkowe warunki.

Gdy znasz swoją BATNA, to trochę tak, jakbyś znał swoje karty w pokerze. I chociaż nie masz wglądu w karty przeciwnika, możesz próbować je przewidzieć. Bo jego BATNA też istnieje – i może być lepsza, gorsza albo… żadna.

A co z trudnymi negocjatorami?

Wszystko, co przytoczyłem powyżej, to podstawy, które należy znać i umieć zastosować. Ale co, jeśli spotkamy na swojej drodze tzw. trudnego negocjatora?
Kogoś, kto:

• domaga się stanowczo uznania jego interesu,
• próbuje wykorzystać swoją przewagę,
• atakuje Twoje pomysły – albo wprost Ciebie?

Nie odpowiadaj atakiem. Często sprytny negocjator chce wyprowadzić nas z równowagi i gdy to mu się uda, wykorzystać naszą słabość do „przepchnięcia” stanowiska, na które „z zimną głową” nigdy byśmy się nie zgodzili.

Nie akceptuj i nie odrzucaj stanowiska partnera, nawet jeśli naciska.

• Zachowaj spokój.
• Szukaj ukrytych interesów partnera, bo – jak już pisałem – za każdym stanowiskiem takowe są.
• Wróć do obiektywnych kryteriów. Poproś o ich stosowanie.
• Jeśli nie ustaliliście ich, przerwijcie negocjacje, aby nadrobić ten aspekt.

Dopiero kiedy będziecie wiedzieli, według jakich zasad gracie, możecie wejść na negocjacyjne boisko (wyobraź sobie zamieszanie spowodowane tym, że jedna drużyna gra w piłę nożną, a druga w ręczną).

Zawsze wysłuchaj stanowiska do końca.

• Nawet jeśli od razu masz odpowiedź na końcu języka – pozwól partnerowi „wypuścić parę”.
• Następnie sparafrazuj to, co usłyszałeś – ale przekieruj atak z osoby na problem.
• I gdy tylko możesz, zapewniaj partnera, że gracie do jednej bramki.

Dodatkowo:

• Używaj pytań zamiast twierdzeń.
• Używaj ciszy.
• Jeśli trzeba – poproś o przerwę (choćby po to, by partner ochłonął).

Gdy widzisz, że partner z premedytacją bije poniżej pasa, używa technik manipulacyjnych itp., powiedz mu, że to widzisz. Oczywiście zrób to w sposób, który nie zostanie odebrany jako atak personalny. Gdy nazwiesz trick stosowany przeciwko Tobie, partner będzie wiedział, że to nie zadziała i przestanie go używać. I zawsze, gdy widzisz manipulacje, poproś o powrót do ustalonych wcześniej zasad, na które obie strony się zgodziły i które uznały za uczciwe.

Gdy nie da się porozumieć…

A gdy wszystko zawodzi i nie widzisz szans na pozytywne zakończenie negocjacji, pamiętaj, że możesz powiedzieć: „Uważam, że sposób, w jaki prowadzicie negocjacje, nie zbliża nas do satysfakcjonującego zakończenia. Znacie mój numer telefonu. Gdybym się mylił, śmiało dzwońcie, umówimy się na kolejną rozmowę. A tymczasem spróbuję…” i podaj swoją BATNA.

Negocjacje to nie teatr

Negocjacje to nie teatr, w którym wygrywa ten, kto głośniej mówi albo pierwszy rzuci ostateczną ofertę. To proces, w którym wygrywają ci, którzy myślą strategicznie, potrafią słuchać i… wiedzą, kiedy odejść od stołu.

Im lepiej znasz siebie, swoje interesy i granice, tym pewniej prowadzisz rozmowę – bez uległości, ale też bez zbędnych emocji. A gdy dbasz o obiektywne kryteria, nie tylko bronisz swojej pozycji, ale też tworzysz przestrzeń do uczciwego porozumienia.

Dlatego, zanim wejdziesz do sali negocjacyjnej, przygotuj się. Nie po to, żeby wygrać za wszelką cenę, ale żeby wiedzieć, kiedy wygrać znaczy… nie przegrać.

Zdaję sobie oczywiście sprawę, że to wszystko nie jest tak łatwe jak przeczytanie tego tekstu. Łatwe nie jest jednak również zawarcie wiedzy na temat negocjacji w jednym artykule, w dodatku w oderwaniu od realnych przykładów z branży, która to czyta. Tekst ten powstał na bazie jednej z najlepszych książek dotyczących negocjacji, jakie kiedykolwiek powstały: „Dochodząc do TAK. Negocjowanie bez poddawania się” (autorzy: Roger Fisher, William Ury). Zachęcam do jej przeczytania i konsekwentnego ćwiczenia. Jak mawiają amerykanie „Fake it till you make it” (w wolnym tłumaczeniu: Próbuj, aż to zrobisz).

Polecamy również:

Najlepsze strategie negocjacyjne z wystawcami z branży zoologicznej