Z artykułu dowiesz się:
- jak nie zmarnować kontaktów zdobytych podczas targów i zamienić je w wartościowe relacje biznesowe,
- jak zaplanować follow-up w modelu 24–48 godzin → 7 dni → 30 dni,
- jak pisać i rozmawiać z nowymi kontaktami, żeby nie być nachalnym, ale jednocześnie nie pozwolić relacji wygasnąć,
- jak odróżnić budowanie relacji od kolekcjonowania kontaktów i nadać najważniejszym osobom odpowiedni priorytet.
Założę się, że Ty też tak masz! Podczas targów, w swego rodzaju ferworze walki, czyli inspirujących rozmów i pełnych emocji dyskusji, padają obietnice w stylu „odezwiemy się”, następuje wymiana kontaktów – może wizytówek, może ulotek czy katalogów, a może kodów QR lub profili w social mediach – a potem, już po targach, jest… cisza.
Recepta – potraktuj targi jako proces
Targi, konferencje, spotkania branżowe czy nawet ogólne biznes mixery (spotkania ludzi z różnych branż) powinny być postrzegane jako proces. Jak w szkole podstawowej, gdy nauczyciel historii powtarzał przy okazji każdego wydarzenia historycznego: przyczyny, przebieg, skutki, tak i nasze wydarzenia mają spełniać te kryteria.
Skoro już się gdzieś wybieramy, to robimy to dla jakiejś przyczyny (lub kilku przyczyn). Gdy już tam jesteśmy, działamy wedle określonego z góry planu. A wszystko po to, aby osiągnąć jakieś – mam nadzieję, że wcześniej zaplanowane i przemyślane – skutki.
Dlatego w pierwszej kolejności zmieńmy myślenie!
Idziemy na targi po coś i żeby to osiągnąć, potrzebujemy też działań po evencie. On nie skończył się wraz z wyjściem z hali targowej. Skończy długo później, bo jego skutki będą – czy tego chcesz, czy nie – trwały długo po nim.
Co znaczy, że skutki będą trwały „czy tego chcesz, czy nie”? Jeśli zaniechasz właściwych działań podczas eventu lub po nim, nie osiągniesz tego, co planujesz. Nie zrealizujesz planu, to też skutek. Odczuwalny w kieszeni. Zainwestowanych pieniędzy i czasu już nikt ci nie zwróci.
Zaplanuj follow-up
Patrzmy na targi przez pryzmat czasu spędzonego na miejscu, ale także tego, który poświęcamy im już po ich zakończeniu. To znaczy: zaplanujmy z góry, w jakie dni po powrocie z targów i w jakich godzinach nadal będziemy się nimi zajmować – tak, jakbyśmy wciąż na nich byli.
Bardzo ważne jest, żeby pierwszy follow-up zrobić w ciągu 24–48 godzin po targach. Nie musi on być bardzo skomplikowany. Wystarczy wysłać maile. Osobiście przedkładam nad ten sposób komunikacji zaproszenie do sieci kontaktów na LinkedInie, oczywiście z notatką. Ale nie każdy ma tam konto, więc często robię to mailowo.
Nie zrealizujesz planu, to też skutek. Odczuwalny w kieszeni. Zainwestowanych pieniędzy i czasu już nikt ci nie zwróci.
Dlaczego tak się dzieje?
Naukowcy już dawno udowodnili, że ludzie podejmują decyzje ze względu na emocje. A potem mózg jedynie tworzy racjonalizacje, czyli szuka racjonalnych powodów przemawiających za podjętą decyzją. I tutaj nie jest inaczej. Podczas targów jesteśmy cali w emocjach. Nawet jeśli uważamy, że jesteśmy zimni jak lód, to sam anturaż na nas wpływa – sam fakt, że jest to wydarzenie „jedyne takie w roku”, tłumy wokół (na co dzień tego nie mamy) itd. Wszystko to wprowadza nas w dany stan emocjonalny. A ten zachęca do wchodzenia w konwencję. Skoro wszyscy się uśmiechają, zagadują do innych, chętnie rozmawiają z obcymi, dzielą się informacjami, czasem opowiadają sobie branżowe dowcipy, a w końcu wymieniają się kontaktami i obiecują sobie, że się odezwą, my też tak robimy.
A potem targi się kończą. Emocje opadają. Na drugi, może trzeci dzień myślimy o tym, co się wydarzyło, już inaczej. Nagle okazuje się, że obiecane „Odezwiemy się” nie wydaje się już zasadne w każdym wypadku. No, może do kilku osób warto, ale przecież nie do wszystkich. To znów emocje i racjonalizacja. Jesteśmy teraz w innym stanie emocjonalnym, już ochłonęliśmy. Inaczej patrzymy na te same sytuacje i na zebrane kontakty. A mózg znów racjonalizuje: „Nie mam tyle czasu, więc… odezwę się tylko do niektórych, albo jeszcze lepiej do nikogo. Poczekam, aż to oni się odezwą. Przecież telefon działa w dwie strony”. Znasz to?
Jeśli rozmowa toczy się w miłej atmosferze, proponuję spotkanie. Najlepiej na żywo, ale jeśli mamy do siebie daleko, kawa online będzie czymś lepszym niż brak spotkania. Jeśli rozmowa się nie klei, delikatnie ją kończę z głębokim postanowieniem (o którym rozmówcy nie mówię), że za jakiś czas jeszcze się odezwę.
Ten trzeci follow-up, wykonywany jeśli drugi nie dał mi jeszcze spotkania, przeprowadzam po miesiącu od wydarzenia. Dążę w nim do tego samego, co w drugim. Może wcześniej trafiłem na niewłaściwy czas. Może mieli gorszy dzień. Nie zrażam się i daję tej relacji jeszcze jedną szansę.
W wiadomościach tych dziękuję za możliwość spotkania i rozmowy. Często odnoszę się do jakiegoś wątku z rozmowy z daną osobą, jeśli tylko coś godnego odnotowania padło i zapisałem to sobie na wizytówce danej osoby lub w notatniku (może być takim w smartfonie). Jest to element budujący poczucie wyjątkowości i zaufanie. Zauważ więc, że warto mieć ze sobą coś do pisania. Ja na eventy zabieram ze sobą pisak permanentny, którym mogę notować na folii (część osób ma foliowane wizytówki), oraz papierowy notes (jestem jeszcze analogowy), bo niektórzy nie mają wizytówek albo są one czarne czy granatowe i nie da się na nich nic zanotować.
Jednocześnie, odzywając się do wszystkich, bardziej selektywnie przyglądam się pozyskanym kontaktom.
Po tym pierwszym follow-upie wiem już, że wykonałem swoją obiecaną pracę pt. „Odezwiemy się” oraz że w wielu przypadkach piłeczka jest po ich stronie. Oznacza to, że nie będę parł do dalszego kontaktu. Jeśli się odezwą, odwzajemnią follow-up, to w zależności od tego, co napiszą lub powiedzą, podejmę decyzję, co dalej.
Wskazówka!
Nigdy nie wolno podczas pierwszego follow-upu dążyć do twardych rozmów o biznesie. Chyba że wcześniej było to ustalone.
Jaki jest efekt?
Zamiast wrzucać sobie na głowę do wykonania niemożliwie dużo, tzn. odezwać się do wszystkich telefonicznie od razu, dzielę pracę na 2–3 etapy. Pierwszy spełnia obietnicę „Odezwiemy się”, ale oddaje trochę odpowiedzialności za dalszy kontakt drugiej stronie. Drugi i trzeci są wykonywane trochę później i selektywnie, dzięki czemu kontakt jest naturalniejszy, odbierany jako spokojny i wyważony. Bardziej biznesowy i poważny.
Najgorsze, co możesz zrobić, to:
- a) nie odezwać się do nikogo, bo przytłoczyła cię liczba follow-upów do wykonania,
- b) poobdzwaniać na drugi dzień po targach wszystkich „po łebkach” i spalić relacje.
Pamiętaj, że targi nie kończą się, gdy wychodzisz z hali targowej, ani nawet wtedy, gdy organizator zaczyna wielkie sprzątanie stoisk. Na dobrą sprawę symbolicznie mogą nie zakończyć się nigdy, bo relacje, które podczas nich zadzierzgniesz (uwielbiam to rzadko stosowane słowo), mogą trwać do końca Twojego życia.
Tylko daj sobie na to szansę. Bo relacje to nie to samo co kolekcjonowanie kontaktów, z którymi potem nic nie zrobisz.
A więc: do follow-upu marsz!
Ważne!
24–48 godzin: podziękuj i przypomnij się.
7 dni: zadzwoń do najważniejszych kontaktów.
30 dni: wróć do tych relacji, które rokują.
Ale wiem też, bo analizowałem na zimno w trakcie robienia follow-upu, na których kontaktach zależy mi szczególnie. Można więc powiedzieć, że nadaję priorytet części z poznanych osób. Z nimi planuję kolejne kroki. Niezależnie od tego, czy odpowiedzą na mój pierwszy kontakt, po 7 dniach do nich zadzwonię. Jeśli nie odpowiedzieli, w krótkiej rozmowie telefonicznej powiem im w zasadzie to samo, co wcześniej napisałem. Potem zapytam o ich wrażenia, czy mają już pierwsze efekty po targach itp. Delikatny small talk. Nigdy nie wolno podczas pierwszego follow-upu dążyć do twardych rozmów o biznesie. Chyba że wcześniej było to ustalone.
